RA-MICRO Jahresversion 2020

Wie in jedem Jahr verffentlichen wir auf unserer Internetseite die Hinweise zur RA-MICRO Jahresversion, Quelle: http://2020.ra-micro.de/.

Alle Angaben stammen direkt von der RA-MICRO Software AG und stellen die Meinung und Empfehlung von RA-MICRO dar.

Bei Fragen, Hinweisen oder Anregungen zur RA-MICRO Jahresversion verwenden Sie bitte unser Kontaktformular am Ende der Seite.

Inhalt

Programmneuerungen

  1. beA-Integration
  2. Word-Schnittstelle neuer Drucken-Dialog
  3. RA-MICRO Kanzleitextverarbeitung (KTV): Erweiterung E-Versand
  4. RA-MICRO E-Akte: Verbesserung der Dokumentenvorschau
  5. MS-Office: 64-Bit-Untersttzung
  6. MS-Outlook E-Akte (EA) Schnittstelle: verbesserte Oberflche
  7. MS-Outlook PD Personal Desktop Schnittstelle
  8. Kostenrisiko: Leistungserweiterung
  9. E-Akten Archivierung
  10. Neu: Kfz-Schadenmanager in Modul E-Versicherung
  11. Programm Aktenwchter (Video zum Aktenwchter)
  12. PDF E-Akte

Empfehlungen

  1. vCloud Kanzlei EDV-Konzept
  2. Empfehlung: DictaNet Spracherkennung am Schreibarbeitsplatz
  3. Sonstige Empfehlungen

Unternehmensnachrichten

  1. Die RA-MICRO Homepage wurde neu gestaltet
  2. RA-MICRO Mediathek verbessert
  3. RA-MICRO Abwicklungslizenz
  4. RA-MICRO Landesreprsentanz West erffnet
  5. RA-MICRO Stammhaus Umzug in den Cube am Berliner Hauptbahnhof
  6. RA-MICRO Landesreprsentanz Berlin neu am Berliner Hauptbahnhof

Die Programmnderungen und neuen Funktionen in der Version 2020 finden Sie wie stets im Detailin den RA-MICRO Aktuellen Hinweisen beschrieben.

Schwerpunkt der RA-MICRO Programmentwicklung 2019 war die Entwicklung der deutschen anwaltlichen Kanzleiorganisation hin zur Digitalen Anwaltskanzlei. Dies steht auch fr die RA-MICRO Programmplanung der nchsten Jahre im Fokus. Als Digitale Anwaltskanzlei bezeichnen wir eine Kanzlei, deren Arbeitsgrundlage der Kanzleiablufe die E-Akte und der Informationsaustausch in der Kanzlei und mit Dritten mittels elektronischer Dateien und bermittlungswege erfolgt. Eine noch geringe, aber schnell zunehmende Anzahl von Kanzleien arbeitet bereits digital. Wir erwarten, dass im Verlaufe des kommenden Jahrzehnts die berwiegende Anzahl der Kanzleien digitalisiert arbeiten wird. Aufgrund der bereits heute gegebenen Rationalisierungsvorteile der digitalen Arbeitsweise empfehlen wir allen Kanzleien, zeitnah die RA-MICRO E-Akte einzufhren und zunehmend im Kanzleialltag den RA-MICRO E-Workflow zu nutzen. Voraussetzung ist dafr die konsequente Speicherung aller Ausgnge zu Akten in die E-Akte ber die Textverarbeitung, Outlook Schnittstelle oder den RA-MICRO E-Brief in Verbindung mit dem RA-MICRO E-Postausgang. Alle Eingnge zu Akten mssen ebenso konsequent ber den RA-MICRO Posteingang in die E-Akten gespeichert werden. In den Quellen des E-Postfaches sind insb. das beA vorzugsweise per autom. Zertifikatabruf, das E-Mail-Konto der Kanzlei und der Scan-Ordner fr die einzuscannenden Papiereingnge einzustellen. Zu Akten gehrende E-Mail Eingnge auf anderen E-Mail-Konten (z. B. der Anwlte) werden in der RA-MICRO Outlook (EA) Schnittstelle in die E-Akten gespeichert. Diese Outlook Schnittstelle sollte bei allen RA-MICRO Benutzern, die aktenbezogene E-Mails empfangen, aktiviert sein.

Programmneuerungen


1.beA-Integration

Mit dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) und der Herstellung der Durchsuchbarkeit von PDF-Dokumenten im beA Postausgang ist die Integration des beA in RA-MICRO grundstzlich abgeschlossen.


1.1.beA eEB elektronisches Empfangsbekenntnis

Eingehende Nachrichten mit eEB Anforderung werden im RA-MICRO Posteingang oder im RA-MICRO Postkorb empfangsbesttigt. Bis zur Erteilung des eEB in nachfolgender Maske werden die Nachrichten rot markiert. Das eEB wird zur anfordernden Nachricht als Anlage in die E-Akte gespeichert.

beA eeB mit RA-MICRO


1.1.2 eEB Empfangsbesttigung anfordern

Im E-Brief und in der Word-Schnittstelle kann zu einer beA Nachricht ein eEB angefordert werden.

in RA-MICRO eingehende eEB

Das danach eingehende eEB wird zur anfordernden Nachricht als Anlage in der E-Akte gespeichert. Der RA-MICRO Postausgang enthlt auf dem Reiter beA eEB eine bersicht der eEB Anforderungen.


1.1.3 eEB beA Postausgang

Im Postausgang, Reiter beA eEB , werden die angeforderten eEBs mit Datum der Anforderung und, sofern vorhanden, dem Datum der Antwort sowie dem Status der Antwort (angenommen/abgelehnt) tabellarisch dargestellt.

beA Posteingang in RA-MICRO

ber die Verlinkung in der Spalte Dokumente kann direkt auf die in der E-Akte gespeicherten Eintrge zugegriffen werden. Die Eintrge in der Tabelle werden 30 Tage nach Erhalt einer Antwort gelscht.

beA Posteingang in RA-MICRO


1.2 beA in der Zwangsvollstreckung

Mithilfe der Programmfunktion ZV-Auftrag Formular kann der Vollstreckungsauftrag wegen Geldforderungen an den Gerichtsvollzieher elektronisch direkt via beA gesendet werden. Inkassobros und Rechtsabteilungen knnen dafr EGVP nutzen. Auch wenn zur Beschreitung dieses Weges nicht mehr der EGVP Classic Client genutzt werden kann, stehen Drittprodukte (z. B. Governikus Communicator Justiz Edition) zur Nutzung bereit.

beA in der Zwangsvollstreckung

Der beA-Nachricht wird neben dem offiziellen Formular als PDF-Dokument ein strukturierter Datensatz beigefgt. Damit sollte die Bearbeitung beim Gerichtsvollzieher noch zeitsparender erfolgen, soweit dieser eine Gerichtsvollzieher-Software im Einsatz hat, welche das Einlesen strukturierter Datenstze untersttzt. Dieser Vorteil kommt den Anwendern auch zugute, wenn der Originaltitel nachzureichen ist. Zu beachten ist hierbei, dass gem 754a ZPO (fr den ZVA) die Einreichung des Originaltitels entbehrlich ist, wenn eine Geldforderung aus einem Vollstreckungsbescheid vollstreckt werden soll, deren Betrag 5.000 EUR nicht bersteigt. Gleiches gilt gem 829a ZPO fr den PfB, der als PDF-Dokument ebenfalls nunmehr per beA ber die Funktion ZV-PfB an das Vollstreckungsgericht bermittelt werden kann. E-Dokumente, wie beispielsweise eine Kopie des zu vollstreckenden Titels, knnen aus der E-Akte optional als Anlage beigefgt werden.

Auch fr das E-Mahnverfahren wurde der Kommunikationsweg beA mit den Zentralen Mahngerichten erffnet. Es kann weiterhin zwischen dem Versand ber beA und dem bisherigen Versandweg ber die Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfcher gewhlt werden.

beA Mahnverfahren mit RA-MICRO

Der beA Versand erfolgt ber den RA-MICRO beA-Postausgang. Nachrichten von den zentralen Mahngerichten, die per beA empfangen werden, werden wie alle anderen Nachrichten ber die Schnittstelle der BRAK importiert. Diese Nachrichten knnen direkt im E-Mahnverfahren eingelesen werden. Eine Information im


1.3 beA durchsuchbare Dokumente

Elektronische Dokumente an Gerichte sind in durchsuchbarer Form zu bermitteln, soweit dies technisch mglich ist ( 2 ERVV). Textdateien sind stets durchsuchbar. Problematisch sind die weithin verwandten PDF-Dateien, die durchsuchbar oder nicht durchsuchbar sein knnen. Von RA-MICRO aus Textdateien erzeugte PDFs sind durchsuchbar. Nicht durchsuchbar sind reine Grafiken wie Scans, sofern nicht am Scanner Texterkennungssoftware vorhanden ist. Insb. wenn man PDF-Dateien als Anlage bersandt erhlt, werden diese oft nicht durchsuchbar sein. Diese mssen mit einer Texterkennungssoftware (OCR-Software) erkannt werden. Anschlieend wird der aus der Grafik extrahierte, erkannte Text in das PDF-Dokument eingebettet, sodass dieser sog. Textbody des PDF-Dokumentes nach Begriffen oder Inhalten durchsucht, insb.

Der RA-MICRO beA-Postausgang prft, ob zu versendende PDF-Dateien durchsuchbar sind und ermglicht eine automatische Erweiterung der Dokumente durch den Textbody mittels OCR-Bearbeitung. Erforderlich ist die Installation der kostenpflichtigen OCR-Software OmniPage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz im Kanzleinetzwerk. Omnipage ist das fhrende Programm fr diese Anwendung.

Da die Erkennung zeitaufwndig ist und hohe Leistungsanforderungen an den PC stellt, empfehlen wir bei greren Kanzleien mindestens zwei Erkennungspltze. Omnipage kann ber die RA-MICRO Vor-Ort Partner bezogen werden. Wenn ein Dokument entgegen der VO nicht durchsuchbar per beA eingereicht wurde, kann das Gericht unter Fristsetzung ein durchsuchbares PDF anfordern.

Allen Kanzleien ist die Installation des Programmes Omnipage auf mind. einem Arbeitsplatz zu empfehlen.


2. Word-Schnittstelle: neuer Drucken-Dialog

Der Drucken-Dialog wurde in einem Fenster bersichtlich zusammengefasst. Dokumente knnen in mehrfachen Ausfhrungen auch i. V. m. Anlagen gedruckt und gleichzeitig zur E-Akte und/oder Druckdateiverwaltung gespeichert werden. Der elektronische Versand von Abschriften ist mit der Option Abschrift E-Versand mglich. Um die Blattanzahl von Papierakten zu vermindern, kann ein Ausdruck des Originals und/ oder der Abschrift mithilfe des Zoomdrucks (2 oder 4 Seiten pro Blatt) erfolgen (empfehlenswert).

RA-MICRO Word Schnittstelle


3. RA-MICRO Kanzleitextverarbeitung (KTV): Erweiterung E-Versand

 RA-MICRO Kanzleitextverarbeitung (KTV): Erweiterung E-Versand

Die KTV erfreut sich durch die Einfachheit und hohe Produktivitt in den Kanzleien weiter groer Beliebtheit. Das vor Jahrzehnten von RA Dr. Becker in seiner Kanzlei entwickelte anwaltlich-praxisgerechte Texterstellungs-Konzept wurde in der Anwenderschaft nicht durch die Word Textverarbeitung verdrngt. Daher soll die KTV weiter gepflegt werden, solange dieses die Nutzerzahl rechtfertigt.

Die Erweiterung durch den E-Versand verbessert keineswegs nur die produktive Nutzung der modernen E-Mail-Kommunikation mit den Mandanten insb. auch in verschlsselter Form. Direkt aus der Textverarbeitung, darber hinaus knnen auch Dokumente und Anlagen per E-Brief an das beA Postausgangsfach im RA-MICRO Postausgang oder per E-Brief bzw. E-Mail einem Beteiligten zur Akte elektronisch bermittelt werden.

beA Versand aus RA-MICRO KTV

Gleichzeitig kann eine Speicherung des Dokuments zur E-Akte und/oder Druckdatei- bzw. Dokumentenverwaltung erfolgen sowie ein Aktenretent fr die Handakte gedruckt werden (Kanzlei, Allgemeine Einstellungen, 1 Allgemein, 1.27 Aktenretent bei E-Versand drucken).

Die Optionen zum elektronischen Versenden von Dokumenten sind in einem Fenster dargestellt. Mit dem E-Versand kann der Versandweg individuell fr jede Adresse ber das Adressfenster eingestellt werden.

Der E-Versand liest alle Beteiligten aus der Akte ein. Fr Beteiligte, die nicht zur Auswahl stehen, ist in der Adresse keine E-Mail und/oder SAFE-ID hinterlegt. ber die in Klammern aufgefhrte Adressnummer kann das Adressfenster des Beteiligten zur Bearbeitung aufgerufen werden. Nach Aktualisierung der Empfngerliste ber E-Versand der RA-MICRO KTV steht der Beteiligte zur Auswahl als Empfnger zur Verfgung.


4. RA-MICRO E-Akte: Verbesserung der Dokumentenvorschau

Die Dokumentenvorschau (rechts) in der E-Akte kann mit dem Button Bild (unten Mitte) in einer weiteren Instanz zur Ansicht des Dokumentes geffnet werden. In dieser zweiten Instanz kann gesondert in der Ansicht dieser E-Akte navigiert werden. Dieser Button ersetzt den bisherigen mit 2 Dokumenten versehenen Button, der mit Lesemodus bezeichnet war. Der Anzeigemodus (zwei Seiten nebeneinander) kann weiterhin im Dokumenten-Vorschau-Fenster als Ansichtsoption gewhlt werden.

Das Dokumenten-Vorschau-Fenster kann jetzt auch mit der Maus mit Ziehen des Dokumentes in der Dokumenten-Vorschau nach rechts oder links geffnet werden. Mit Ziehen nach rechts kann die Dokumenten- Vorschau auf einen weiteren Monitor als Dokumentenvorschau-Fenster verschoben werden.

RA-MICRO E-Akte: Verbesserung der Dokumentenvorschau


5. MS-Office: neue 64-Bit-Untersttzung

Mit der Version 2020 kann auch die 64-Bit-Version von Microsoft Office mit RA-MICRO Kanzleisoftware installiert werden.

Es gibt aber fr bestehende 32-Bit-Installationen keine Veranlassung fr eine Umstellung auf die 64-Bit-Version. Es ist keineswegs so, dass eine generelle Vorteilhaftigkeit einer 64-Bit-Version gegenber einer 32-Bit-Version besteht, insb. nicht in Stabilitt und Performance. Office 64-Bit ist vorteilhaft bei sehr groen Leistungsanforderungen hinsichtlich der Dateigre, wie diese in der typischen Anwendung der Anwaltskanzlei nicht gegeben sind. Bei MS Office Neuinstallationen wird man hingegen regelmig die 64-Bit-Version installieren.


6. MS-Outlook E-Akte (EA) Schnittstelle: verbesserte Oberflche

Die RA-MICRO Outlook (EA) Schnittstelle sollte auf jedem Arbeitsplatz, der mit Outlook arbeitet, aktiviert sein. Die Aktivierung erfolgt unter Kanzlei, MS-Office.

  • neue E-Mails erstellen unter Zugriff auf die RA-MICRO Adress- und Akten-Daten
  • E-Mails versenden und in die E-Akte speichern
  • E-Dokumente aus E-Akten als Anhang beifgen
  • eingehende E-Mails, optional mit Anhngen, in die E-Akte speichern

Abb. neue E-Mails erstellen, versenden und speichern:

neue E-Mails erstellen, versenden und speichern

Abb. eingehende E-Mails in E-Akte speichern:

eingehende E-Mails in E-Akte speichern


7. MS-Outlook PD Personal Desktop Schnittstelle

Die Outlook Schnittstelle PD (Personal Desktop) fr Windows PCs bietet den individuell angepassten Aufruf der RA MICRO Programmoberflche im Menband von Outlook. RA-MICRO muss auf dem Arbeitsplatz-PC installiert sein und luft im Hintergrund.

RA-MICRO MS-Outlook PD Personal Desktop Schnittstelle

Ein Vorteil des Outlook PD ist die optionale, vereinfachende Reduktion der RA MICRO Oberflche auf die typische Benutzernutzung. Insbesondere der Anwalt nutzt typischerweise nur wenige der rund 150 RA-MICRO Programme. Die Anzeige in Outlook kann individuell beschrnkt und dadurch praxisgerecht bersichtlich werden.

Einstellungen ffnet eine bersicht aller Programme, in der durch Anwhlen/Abwhlen eingestellt wird, welche Programme im Outlook Menband angezeigt werden.

Menband MS-Outlook PD Personal Desktop Schnittstelle


8. Kostenrisiko: Leistungserweiterung

Nun knnen auch Prozesskostenhilfe sowie das Kostenrisiko speziell fr Arbeitsgerichtsbarkeit und Familiengerichtsbarkeitberechnet werden.

Kostenrisiko: Leistungserweiterung


9. E-Akten Archivierung

Um die Gre des laufenden Datenbestandes im zentralen RA-MICRO Datenordner /ra zu reduzieren, empfiehlt es sich, abgelegte Akten zu archivieren.

Bei der Archivierung werden die Dokumente komprimiert in den Ordner E-Akten Archiv gespeichert und vom RA-MICRO Datenlaufwerk gelscht.
Dies kann ber die Aktenablage geschehen, wenn in den Einstellungen E-Workflow unter E-Akte/Archive die Option E-Akten PDF-Archive verwenden aktiviert ist. Dies wird generell empfohlen. Dann wird in den Optionen zur Aktenablage der Bereich E-Akten Archivierung S eingeblendet. Die Optionen sind gesetzt und knnen an dieser Stelle nicht abgewhlt werden.

E-Akten Archivierung in RA-MICRO

Abgelegte Akten knnen auch nachtrglich mithilfeder Programmfunktion Aktenregister archiviert werden.

Die Option Akten archivieren kann nur in Verbindung mit der Option Abgelegte Akten gewhlt werden. Der Zugriff auf die archivierten E-Akten ist anschlieend nur noch ber das E-Akten Fenster mglich. Bei Reaktivierung einer Akte wird die E-Akte Archivierung automatisch rckgngig gemacht. Die Dokumente werden zurck auf das RA-MICRO Datenlaufwerk verschoben und sind wieder in der E-Akte verfgbar.


10. Neu: Kfz-Schadenmanager in Modul E-Versicherung

In Programm E-Versicherung steht nun eine kostenlose Schnittstelle zum drebis Kfz-Schadenmanager zur Verfgung. Mit der Schnittstelle kann die Verkehrsunfall-Schadensregulierung nach einem Verkehrsunfall von der Schadenmeldung bis hin zu Folgekorrespondenzen elektronisch mit der Kfz-Haftpflichtversicherung abgewickelt werden. Dank intelligenter Eingabemasken mit smarter Antwort- und Verzweigungslogik werden die wesentlichen Fragen des Schadenfalls beantwortet. So lassen sich Rckfragen und damit Verzgerungen vermeiden.

Neu: Kfz-Schadenmanager in Modul E-Versicherung

Durch maschinenlesbare Schadenmeldungen sind auf Seiten der Versicherung automatisierte Prfungen mglich, die den Bearbeitungsaufwand erheblich reduzieren und dadurch beschleunigen.

E-Nachrichten der Versicherungen werden, wie auch beim E-Rechtsschutz, automatisch in den RA-MICRO Posteingang abgerufen.

Wir empfehlen allen Kanzleien, aufgrund der Rationalisierungsmglichkeiten fr Rechtsschutz und Kfz-Schden das RA-MICRO Programmfunktion E-Versicherung zu nutzen, sofern die Versicherung teilnimmt. Die Liste der teilnehmenden Versicherungen lsst sich jetzt oben rechts aufrufen (Abb.):

Neu: Kfz-Schadenmanager in Modul E-Versicherung in RA-MICRO


11. Programm Aktenwchter (Video zum Aktenwchter)

Die neue Programmfunktion Aktenwchter im Bereich Akten prft automatisch zu allen Akten auf Ereignisse, die weitere Bearbeitungen erforderlich oder sinnvoll machen:

  • Akten ohne Wiedervorlagen: Es werden automatisch Wiedervorlagen in allen Akten eingetragen. Diese Wiedervorlagen werden in der Wiedervorlagenliste gesondert dargestellt und knnen manuell angepasst werden.
  • Fehlende Ratenzahlungen im Akten- oder Forderungskonto: Es wird eine Liste der fehlend Zahlungen ausgegeben.
  • E-Akten ohne neue Dokumente: Die Karenzzeit ist einstellbar, z. B. 6 Monate. Es wird eine Liste der ruhenden E-Akten ausgegeben.

Der Aktenwchter ist ein RA-MICRO Dienst, der im RA-MICRO Dienste Starter und im Netzwerk bei erstmaligem Start des Aktenwchters aktiviert wird.

Einstellungen:

Einstellungen Aktenwchter

Prfung auf Ratenzahlung Aktenkonten:

Prfung auf Ratenzahlung Aktenkonten

Prfung auf Ratenzahlung Forderungskonto:

Prfung auf Ratenzahlung Forderungskonto


12. PDF E-Akte


12.1 Universelle Mglichkeit des Versandes und der mobilen Nutzung von E-Akten

  • eine PDF-Datei je RA-MICRO E-Akte bzw. E-Akten Unterordner
  • versendbar per E-Mail, verschlsselt
  • nutzbar auf Systemen Windows, Apple, Android mit dem kostenlosen Adobe Reader, der RA-MICRO App und der DictaNet App
  • Annotationen, auch handschriftlich mglich
  • E-Versand aus der RA-MICRO E-Akte an Aktenbeteiligte, Kanzlei-Benutzer oder Rechtsanwlte
  • PDF Exporter: Export von E-Akten einzeln und selektiven Gruppen, Terminakten und Postkorb-E-Dokumente, optional mit laufender Export-Synchronisation (d. h. neue E-Dokumenten Eingnge zur E-Akte in der Kanzlei werden automatisch nachgesandt).

Beispiel: E-Akte Anzeige im Adobe Acrobat Reader DC auf PC und Smartphone

E-Akte Anzeige im Adobe Acrobat Reader DC auf PC und Smartphone

Die Farben der Dokumenten-Rubriken der E-Akte werden in die Darstellung des Baumes bernommen. Annotationen (Bemerkungen, Notizen) knnen in der PDF E-Akte an beliebigen Stellen hinzugefgt werden, insb. zur Terminsvorbereitung (diese werden aber nicht in die RA-MICRO E-Akte synchronisiert).


12.2 PDF E-Akte: Export aus der RA-MICRO E-Akte Oberflche

Export aus der RA-MICRO E-Akte Oberflche

Die Gesamt-Datei der PDF E-Akte wird aus den Einzeldokumenten erzeugt (bei E-Akten Unterordnern je Unterordner zwecks Reduzierung der Dateigre) und steht dann zum verschlsselten Versand zur Verfgung. Die Zeitdauer der Erzeugung hngt von der Systemleistung des Arbeitsplatzes ab: Optimal fr derartige leistungsanfordernde Anwendungen in der Handhabung von E-Akten sind ein hochgetakteter, mglichst moderner Prozessor (i7/i9/Xeon E 2186), 8 GB RAM und ein SSD (optimal NVMe) Datenspeicher.


12.3 Drei neue Programmfunktionen im PD Bereich E-Workflow: PDF E-Akte Anzeige, PDF E-Akte Exporter und PDF E-Akte Gestalter:

PDF E-Akte Gestalter

PDF E-Akte Anzeige:

PDF E-Akte Anzeige

Aus den Einzeldokumenten wird eine Gesamt-PDF Datei je Akte sowie gesonderte PDF-Dateien je Unterordner erzeugt. Diese stehen dann zur Anzeige zur Verfgung (zur Performance dieses Vorganges s.o.).

Die E-Akte kann dann an einen RA-MICRO Benutzer (verschlsselt mit dessen RA-MICRO Benutzerpasswort) oder an eine Adressnummer versandt werden. Der dort zur Adresse eingestellte E-Versandweg wird beachtet. Insb. wird die hier eingetragene Verschlsselung nebst mit Empfnger vereinbartem Passwort eingehalten.

Die PDF-Akten Datei kann nach der Erstellung fr einen spteren erneuten Aufruf gespeichert bleiben oder zur Speicherplatzersparnis nach der Verwendung gelscht werden.

Es kann eine Datei-Obergrenze fr die max. E-Mail Postfachgre von Absender und Empfngern eingegeben werden bei berschreiten der max. Gre wird bei E-Mail Versand auf Teildateien aufgesplittet.

PDF E-Akte Exporter:

PDF E-Akte Exporter

Der PDF E-Akte Exporter erzeugt auf dem Arbeitsplatz die gewnschte Auswahl an PDF E-Akte Dateien und exportiert diese in das eingestellte Ziel: In einen Datei-Ordner zur beliebigen Weiterverwendung oder per E-Mail an eine E-Mail-Adresse. Es knnen auch die Postkorb Dokumente exportiert werden. Der Exporter verfgt ber eine optionale Synchronisations-Funktion: Es werden neue E-Dokumenten Eingnge zu den Export- Auswahlen nachgesandt. Das ist offenbar sinnvoll beim Postkorb und bei den Terminsakten. Ansonsten ist zu bedenken, dass man, wenn man die Akte mobil nicht mehr bentigt, auch explizit im Exporter den laufenden Export beenden muss.

Als Export-Ziele sind aus Sicherheitsgrnden nur RA-MICRO Benutzer (mit ihrer dort gespeicherten E-Mail- Adresse) und RA-MICRO Adressen mit E-Mail Adressen zugelassen. E-Mail Versand wird stets verschlsselt, beim E-Versand wird ein etwa zur Adresse gespeicherter E-Versandweg beachtet.

In den Exporter-Einstellungen kann Groe Dateien teilen eingestellt werden. Ermitteln Sie die max. Postfachgre des Kanzlei-E-Mail-Kontos und ggf. des Empfngers und legen Sie den Wert entsprechend fest. Der Exporter teilt dann zu groe E-Akten Dateien in mehrere Dateien auf.

PDF E-Akte Gestalter:

PDF E-Akte Gestalter

Mit dem PDF E-Akte Gestalter knnen Dokumente aus der E-Akte, einem Verzeichnis oder ber die Mandantenadresse aufgerufen und einzeln an- und abwhlbar als Auszug der Akte erstellt und versendet werden. Ferner kann die Akte durch Verschieben von der Hauptebene in die Unterebene bersichtlicher strukturiert, insb. Anlagen zu einem Dokument in dessen Unterebene verschoben werden. Der Gestalter kann z. B. in einer umfangreichen Sache der Terminsvorbereitung dienen, um optimal hinsichtlich des schnellen Auffindens von Inhalten vorbereitet zu sein. Dazu knnen die Lesezeichen in der erstellten PDF-E-Akte ber die Einstellungen Fett, Kursiv und Farbe und die dazugehrigen Checkboxen oder ber das Kontextmen hervorgehoben werden. Der Gestalter ist z. B. auch dann sinnvoll, wenn eine Vielzahl von PDF Dokumenten zu einem Fall eingereicht werden, z. B. bei der Mandatsaufnahme, und diese als Anhang oder als Beiakte strukturiert lesbar gestaltet werden sollen.


12.4 RA-MICRO Schnittstelle in der DictaNet App

Eine neue Anwendung fr den PDF E-Akten Export ist die neue RA-MICRO Schnittstelle in der DictaNet App fr Apple iOS (s. Abbildungen).

RA-MICRO Schnittstelle in der DictaNet App

ber den PDF E-Akte Exporter aber auch manuell von berall her knnen PDF-Dateien als Einzeldokumente an die DictaNet App gesandt werden. Diese werden automati sch heruntergeladen, entschlsselt und in Zielordnern gespeichert, die sich aus dem Betreff der E-Mail ergeben. Die Terminsakten werden tageweise in Unterordnern gespeichert. Die bei manuellem Versand einzuhaltende E-Mail Betreffl ogik ist im i-Butt on hinter PDF Dokumente anzeigen/dikti eren dargestellt. Mit der App kann auf die E-Akten und E Dokumente dikti ert werden. Diese Diktat-Aufnahmen werden dann entweder unverschlsselt an beliebige E-Mail-Adressen oder verschlsselt an einen gekoppelten DictaNet Offi ce Player gesendet. Automati sch wird ein Screenshot des Dokumenten- Anfanges, auf das dikti ert wurde, zwecks Mitt eilung des Bezuges/Betreff s erstellt und mitgesendet.

Durch die Synchronisations-Automatik des RA-MICRO PDF-E-Akte Exporters werden neue Dokumenten-Eingnge nachgesandt. Diese sind als gesonderte Dateien hinter der PDF E-Akte im Ordner ersichtlich und aufrufbar.

So kann der Anwalt in der Digitalen Anwaltskanzlei insb. immer seine Terminsakten und seinen Postkorb bei sich in der DictaNet App haben (mit der sowohl mit dem Smartphone als auch freihndig mit dem Tablet diktiert werden kann) und so ortsunabhngig mit Sprache zu diesen E-Dokumenten ttig werden. Wird noch beim Schreibarbeitsplatz die DictaNet Spracherkennung eingesetzt, entsteht eine neuartige, sehr produktive, flexible anwaltliche Arbeitsweise.

Die Herstellung dieser Funktionalitt in der DictaNet App fr Android ist im ersten Halbjahr 2020 geplant.

Empfehlungen


13. vCloud Kanzlei EDV-Konzept

RA-MICRO hat in mehrjhriger Forschungs- und Entwicklungsarbeit ein betriebsfertig vorkonfiguriertes, auf der Technologie der Server-Virtualisierung basierendes Kanzlei-EDV Konzept vCloud geschaffen. vCloud steht als Konzept und hinsichtlich der vorinstallierten vServer Software den Kanzleien kostenlos (exkl. Software- Lizenzen) zur Verfgung. Die auf vCloud basierende Kanzlei-EDV erschliet performant, kostengnstig und betriebssicher das volle Leistungspotential der RA-MICRO Kanzleisoftware in der Digitalen Anwaltskanzlei.

Der neuartige Vorteil des vCloud Konzeptes ist die nahtlose konzeptionelle Verbindung von klassischer Kanzlei- Server EDV und Cloud-EDV, sodass fr die Anforderungen jeder Kanzlei die beste Lsung aus dem vCloud Komponenten-Baukasten zusammengestellt werden kann. Es kann die Datenhaltung in der Kanzlei in klassischer Weise mit Fat-Client PC-Arbeitspltzen oder als Private Cloud mit Thin-Client Arbeitspltzen, optional mit Sicherung in der Cloud, gewhlt werden, oder die Datenhaltung als Private Cloud im Rechenzentrum mit Thin-Client PC Arbeitspltzen und Redundanz- und Sicherungssystem in der Kanzlei. Nahtlos kann aufgrund der virtualisierten zentralen vCloud Komponente vServer zwischen diesen Ausgestaltungen gewechselt werden.

RA-MICRO vCloud beinhaltet Vorgaben fr die technische Ausgestaltung der Datenhaltungs-Hardware, den betriebsfertig vorinstallierten virtuellen Windows-Server inkl. SQL-Server, die Datenhaltung und die Datensicherung, Fat-Client Kanzleiarbeitspltze mit Windows 10 oder Thin-Client Fernarbeitspltze, Datenhaltung in der Kanzlei oder im Rechenzentrum (optional redundant), sicherer mobiler Zugriff auf die Kanzleidaten via Internet mit Systemen Windows, Android und Apple. Nheres finden Sie auf der RA-MICRO Homepage. vCloud kann sowohl in der Kanzlei als auch im Rechenzentrum betrieben werden. Im Rechenzentrum entweder im eigenen Rechenzentrums-Kundenkonto der Kanzlei zu Original-Rechenzentrumspreisen mit eigener Administrationsbeauftragung oder als komplette Alles aus einer Hand Lsung beim RA-MICRO Vor-Ort-Partner in dessen Rechenzentrums-Kundenkonto. Wir empfehlen, grundstzlich fr jede technische RA-MICRO Neuinstallation, insb. bei einer Server-Erneuerung oder bei Erneuerung von PC-Arbeitspltzen, das RA-MICRO vCloud System in Betracht zu ziehen.

Die RA-MICRO Vertriebs GmbH, Tochter der RA-MICRO Software AG, ist zentral zustndig fr das Thema vCloud in Zusammenarbeit mit den RA-MICRO vCloud Systempartnern sowie den RA-MICRO Vor-Ort Partnern. Die Gesellschaft bietet fr 1- und 2-Platz Anlagen das Produkt RA-MICRO vCloud Entry zum Preis von 98 Euro mtl. bundesweit ber den RA-MICRO Online Store im Direktvertrieb an. Ferner fhrt die RA-MICRO Vertriebs GmbH das Hosting von RA-MICRO vCloud EDV-Anlagen im RA-MICRO Vertragsrechenzentrum fr die RA-MICRO Organisation aus. Gern informieren Sie die Geschftsfhrer der RA-MICRO Vertriebs GmbH, RA Jan Lehniger und RA Thomas Schmidt , nher zu den Vorteilen der RA-MICRO vCloud Organisationslsung,
Kontakt: info@ra-micro-vertriebs-gmbh.de.

Abb. Anwenderbericht zur erfolgreichen Umstellung auf vCloud im Rechenzentrum und eine Darstellung zum erfolgreichen Einsatz von vCloud im Rechenzentrum in der Berufsschule in Kln:

vCloud im Rechenzentrum in der Berufsschule in Kln

erfolgreichen Umstellung auf vCloud im Rechenzentrum


14. Empfehlung: DictaNet Spracherkennung am Schreibarbeitsplatz

Die Spracherkennung hat auf dem heutigen Stand der Technik eine solche Leistungsfhigkeit erreicht, dass deren Einsatz zur Verbesserung der Produktivitt an jedem Schreibarbeitsplatz betriebswirtschaftlich geboten erscheint.

Die RA-MICRO DictaNet Office Spracherkennungslsung bietet mittels der integrierten marktfhrenden Legal Solution Software eine einfache und kostengnstige Rationalisierungsmglichkeit.

Die mit digitalen Aufnahmegerten Handdiktiergerte, PC-Diktiermikrofone, Smartphones, Tablets (insb. auch fr freihndiges Diktat) aufgenommenen Diktate werden am Schreibarbeitsplatz mit dem Sprachprofil des Diktanten automatisch in Text gewandelt. Der spracherkannte Text wird dann am Schreibplatz nur noch anhand des synchron mit dem Text abgespielten Diktats auf Fehler gelesen und korrigiert. Das DictaNet Office Spracherkennungssystem ist selbstlernend: Korrekturen der Schreibkraft verbessern automatisch das Sprachprofil des Diktanten.

Lassen Sie sich ber diese rationalisierende Nutzung des technischen Fortschrittes in Ihrer Kanzlei gern von den RA-MICRO Landesreprsentanzen, den RA-MICRO Vor-Ort-Partnern oder der DictaNet Vertriebshotline unter +49 (0) 30 43598 830 informieren.


15. Sonstige Empfehlungen

15.1 Online Virenscanner

Wir empfehlen, bei Windows Server 2019 und Windows 10 den Windows Defender zu nutzen und KEINE weiteren Online Virenscanner zu verwenden. Der Defender belegt regelmig bei allen Tests Spitzenpltze. Dem theoretischen Vorteil mehrerer Virenscanner steht der evidente Nachteil der doppelten Systembelastung und des doppelten Strungspotentials im laufenden Betrieb gegenber. Ein erheblicher Anteil des Supportaufkommens des mit mehr als 10 Spezialisten besetzten RA-MICRO Technischen Supportcenters beruht auf Systemstrungen durch Online-Virenscanner das ist bei Beachtung obiger Empfehlung entbehrlich.


15.2 Arbeitsplatz Windows PC Betriebssystem

Wir empfehlen, bei Fat-Client PC Arbeitspltzen (das sind Arbeitspltze bei denen die RA-MICRO Software lokal direkt auf dem PC installiert ist) ausschlielich Windows 10 einzusetzen. Nur dieses Windows Betriebssystem, das von Microsoft laufend aktualisiert wird, ist heute eine betriebssichere Grundlage fr den RA-MICRO Einsatz am PC-Arbeitsplatz. 2020 luft der Microsoft Support fr Windows 7 ab. Windows 7 wird noch auf vielen Kanzlei-Arbeitspltzen eingesetzt, sodass sich hier die Frage stellt, ob die PCs der Arbeitspltze erneuert werden mssen. Wir empfehlen, grundstzlich in allen diesen Fllen die Option von Thin-Client PC Arbeitspltzen im vCloud System in Betracht zu ziehen. Das ist oft die kostengnstigere und zukunftsorientiertere Lsung. Wenn die Windows 7 PCs nur als Thin-Client PC Arbeitspltze genutzt werden, d. h. nur mit einem RDP Client auf die Kanzlei- Daten zugreifen, knnen diese Windows 7 PCs auch ohne Systemupdates bis zu ihrem technischen Ende weiter genutzt werden.


15.3 Kanzlei-Router

Wir empfehlen, alle 4-5 Jahre den Internet-Router der Kanzlei zu modernisieren.

15.4 Datensicherung

Jahr fr Jahr verlieren Kanzleien komplett ihre Datenbestnde durch Brnde, durch Kurzschlsse, Diebstahl, Verschlsselungs-Schadsoftware usw., weil keine Datensicherung gemacht wird bzw. keine im Schadensfall brauchbare. Wir raten, wie jedes Jahr, dringendst allen Kanzleien, versionierte Datensicherungen nach zwei verschiedenen Methoden durchzufhren und Datensicherungstrger auch auerhalb der Kanzlei aufzubewahren. Automatisierte Sicherungen auch in die Cloud sind besser als hndische bzw. eine Kombination ist sinnvoll. Wir empfehlen, fr automatisierte Sicherungen die NAS Datensicherung. Ein solches Sicherungs-Gert, z. B. auch nur mit zwei Einschben fr Sicherungsdatentrger fr die gesonderte Datensicherung, ist bei mittleren und greren Kanzleien u. E. zwingend.


15.5 Datenspeicher

Die wichtigste Komponente fr eine performante und damit produktive Arbeit mit RA-MICRO ist die Geschwindigkeit (und Sicherheit) des Datentrgers. Die herkmmlichen drehenden Festplatten sollten grundstzlich gegen SSD Festplatten wenn mglich, gegen die extrem schnellen NVMe SSD Platten auch in lteren Servern ausgetauscht werden. Der Geschwindigkeitsvorteil im laufenden RA-MICRO Betrieb wird in der Regel den Kostenaufwand schnell einspielen.


15.6 Arbeitsplatz-PCs

Ein nicht unerheblicher EDV-Kostenfaktor sind heute die Stromkosten. Wir empfehlen, ltere PCs, die in den Kanzleien hufig noch die klassischen Ksten unter den Tischen sind, durch moderne all-in-one Systeme auszutauschen (s. Musterkanzlei). Im Hinblick auf die ersparten Stromkosten sowie Wrme- und Gerusch- Emissionen und den Vorteilen des neuen i7/i9 Prozessors sollten sich die Kosten, die unter 1000 Euro liegen, rechnen.

Unternehmensnachrichten


16. Die RA-MICRO Homepage www.ra-micro.de wurde neu gestaltet

RA-MICRO Homepage


17. RA-MICRO Mediathek verbessert

RA-MICRO Mediathek verbessert

Die RA-MICRO Mediathek wurde in Oberflche und Funktionalitt verbessert. Sie finden unter www.ra-micro.de/mediathek aktuelle Videos zu RA-MICRO und DictaNet, darunter auch Aufzeichnungen der regelmig stattfindenden Webinare. Die Videos lassen sich am PC oder auf allen Mobilgerten abspielen. Monatlich erfolgen bereits etwa 7.000 Abrufe. Unter Kanzleisoftware sind die Videos den Modulen zugeordnet. Die Listen lassen sich bersichtlich nach Datum, Titel oder Gre sortiert anzeigen. Zu Beginn einer Rubrik ist (gelb hinterlegt) jeweils ein Einfhrungsvideo gelistet. Die Videoliste lsst sich mit wenigen Klicks auch als E-Mail versenden. Die Videos knnen vom Mail-Empfnger direkt aus der Mail gestartet werden.

Die RA-MICRO Mediathek verfgt ber eine neue Abonnement-Funktion. Man kann einzelne Themen oder Unterthemen, wie Online oder Gebhren, whlen und bekommt dann per E-Mail eine Benachrichtigung, wenn zu diesen Themen ein neues Video erschienen ist.


18. RA-MICRO Abwicklungslizenz

Vor dem Hintergrund der langen Kundenbeziehung bietet RA-MICRO knftig anwaltlichen Lizenznehmern, die vor dem Erreichen der Regelaltersgrenze stehen, eine Umwandlung ihres bestehenden Lizenzvertrages in einen Abwicklungsvertrag an. Der Lizenznehmer ist dann berechtigt, die RA-MICRO Kanzleisoftware an einem Einzelarbeitsplatz fr die Abwicklung von laufenden Mandaten zu nutzen. Der Lizenznehmer erhlt weiterhin die blichen Aktualisierungen (Updates/Patches) und kann den Hotline-Support nutzen. Das laufende Programmpflege- und Supportentgelt reduziert sich fr den Einzelarbeitsplatz auf 29 Euro netto zzgl. MwSt.


19. RA-MICRO Landesreprsentanz West erffnet

Die RA-MICRO Landesreprsentanz West mit Sitz in Dsseldorf ist ein Beratungs- und Informationszentrum fr alle Fragen rund um die moderne Kanzleiorganisation. Es werden fortlaufend praxisnahe und kostenlose Workshops angeboten, die alle Aspekte der modernen digitalen Kanzleiorganisation abdecken. Gerne bieten wir auch Hilfestellungen bei der Inbetriebnahme unserer mobilen RA-MICRO und DictaNet Anwendungen fr Smartphones und Tablets an. Darber hinaus beraten wir Sie gern bzgl. des kostenlosen Einstiegs in die digitale Kanzleiorganisation mit RA-MICRO 1 sowie zu unserem RA-MICRO Kanzlei-Starter-Paket. Das Team der LRP-West steht Ihnen montags bis donnerstags von 10.00 Uhr bis 18.00 Uhr und freitags von 10.00 bis 16.00 Uhr z ur Verfgung.

RA-MICRO Landesrepsentanz Dsseldorf

Die LRPR Dsseldorf ist fulufig vom Amts- und Landgericht Dsseldorf erreichbar.


20. Umzug RA-MICRO Stammhaus in den Cube am Hauptbahnhof Berlin mit Anwaltslounge, Veranstaltungs-Center und Landesreprsentanz Berlin

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Die RA-MICRO Firmenzentrale bezieht im 2. Quartal 2020 das neue Gebude Cube direkt am Berliner Hauptbahnhof, vis-a-vis vom Kanzleramt. Auf 3000 qm im 1. und 2. OG wird u. a. ein Veranstaltungs-Center und eine kostenlose Aufenthalts-Anwaltslounge fr alle bahnreisenden Anwltinnen und Anwlte geboten. Der Cube hat nicht nur ein futuristisches Design, sondern bietet auch ein hochmodernes Arbeitsplatz-Konzept fr produktive, zeitgem attraktive Arbeitspltze unserer hochqualifizierten und hochmotivierten Mitarbeiter.


21. RA-MICRO Landesreprsentanz Berlin neu am Berliner Hauptbahnhof

In Sichtweite des Cube, Bertha-Benz-Strae 5, in neuen Ladenrumen, wird in 2020 die Landesreprsentanz Berlin der Anwaltschaft beratend rund um alle Themen der modernen Kanzlei-EDV zur Verfgung stehen. Besuchen Sie uns g ern auch ohne Anmeldung.

Rund 40 Jahre nach der Grndung demonstriert so RA-MICRO eindrucksvoll den Willen und die Kraft, auch zuknftig dauerhaft marktfhrend an der Spitze von Innovation und Erfolg am Puls der Zeit zu stehen, und damit den Kunden stets modernste Spitzenleistungen der Kanzlei-EDV bieten zu knnen.



Quelle: http://2020.ra-micro.de/




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