ra-micro E-Brief & E-Postfach - professionelle, integrierte Kommunikation mit Gerichten, Versicherungen und Mandanten

ra-micro Kanzleisoftware für Rechtsanwälte

Emails und elektronischer Versand von Nachrichten an Rechtsschutzversicherungen - ra-micro E-Brief


RA-MICRO E-BriefDer ra-micro E-Brief ist das neue Kommunikationsmittel für ra-micro Kanzleien. Der E-Brief baut auf bekannten und bewährten Techniken der Email wie SMTP, POP3 oder dem Exchange Server auf. Dabei integriert der E-Brief Emailfunktionen ein- und ausgehender Nachrichten vollständig in den Kanzleiworkflow. Der E-Brief ermöglicht darüber hinaus einen strukturierten Datenaustausch mit Partnern wie Rechtsschutz- und Schadenversicherungen, beispielsweise zur Abwicklung von Rechtsschutzdeckungsanfragen und Rechnungsversand.

Die Vorteile des E-Briefes:

  • nahtlose Integration in ra-micro - alle ausgehenden und eingehenden Emails / E-Briefe werden zur Akte gespeichert
  • Genehmigungsfunktion: alle Emails / E-Briefe können dem Anwalt wie in einer Unterschriftenmappe zur Genehmigung vorgelegt werden
  • Sicherheit: Mailanlagen können verschlüsselt werden
  • Effizienz: Textbausteine aus ra-micro können ähnlich wie im Kurzbrief verwendet werden
  • vollständige Kontrolle: alle Vorgänge - Versand von Emails / E-Briefen werden protokolliert, jegliche elektronische Kommunikation ist aktenbezogen
  • professionelle Außenwirkung: der Briefkopf der Kanzlei kann auch als Briefkopf für den E-Brief eingerichtet werden - jeder E-Brief / jede Email entspricht damit optisch den Kanzleischriftsätzen in Papierform
RA-MICRO Textbausteine im E-Brief

ra-micro E-Workflow, E-Postfach, A-Postfach und elektronische Akte

Während der ra-micro E-Brief für den Versand von Nachrichten verwendet wird, ist das E-Postfach der zentrale Programmteil, in dem alle Nachrichten eingehen. Dabei kann das E-Postfach viel mehr, als eingehende Emails zu empfangen. Das E-Postfach ist der zentrale Posteingang für alle elektronischen, d.h. papierlosen Dokumente oder Dateien und verarbeitet die Nachrichten / Dokumente in ra-micro. Das E-Postfach kann folgende Nachrichten "empfangen" und verarbeiten:

  • Emails von Mandanten, Gegnern, Anwälten, Versicherungen usw.
  • E-Briefe von anderen Kanzleien / Rechtsanwälten / Versicherungen
  • Faxe, die per Computerfax empfangen worden sind
  • gescannte Dokumente - wir empfehlen, die gesamte Eingangspost zu scannen und mit dem E-Postfach zu verarbeiten
  • Dokumente und Nachrichten der e.Consult Webakte
  • Dokumente und Nachrichten des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches EGVP
RA-MICRO Kommunikationszentrale E-Postach

Nachdem alle Nachrichten im E-Postfach eingelesen wurden, können sie nach Bedarf weiter verarbeitet werden. Dabei bietet das E-Postfach fast unbegrenzte Möglichkeiten. Ziel: eine vollständige, strukturierte elektronische Akte, die beispielsweise zum mobilen Lesen auf das Apple iPad exportiert werden kann. Die Möglichkeiten im Detail:

  • Zuordnung zu einer Akte und Speicherung zur Akte im DMS (Dokumentenmanagement System = elektronische Akte)
  • Zuordnung des Absenders (Mandant/Gegner/Gericht) inkl. eines graphischen Piktogrammes
  • Verschlagwortung: Vergabe von Schlagwörtern zur Strukturierung und zum schnellen Auffinden der Dokumente in der elektronischen Akte (EAkte)
  • Vergabe eines Betreffs als Kurzbezeichnung zur übersichtlichen Gestaltung der EAkte
  • Ablage in Unterordnern der EAkte, z.B. Gerichtskorrespondenz, Mandantenbriefe, gegnerische Schriftsätze
  • für Dokumente, zu denen es noch keine Akte gibt (z.B. neue Mandatsanfragen per Email): direkte Anlage einer neues Akte im E-Postfach möglich!
  • Verteilung der Dokumente in Postkörbe der Aktensachbearbeiter - vollständig elektronischer Arbeitsablauf möglich!

Und wozu der ganze Aufwand: die Nutzung der elektronische Akte senkt nachweislich die Kosten einer Kanzlei und erhöht die Effizienz der Mitarbeiter. Elektronische Akten können von mehreren Mirarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden, Akten stehen dem Anwalt jederzeit sofort und bei Nutzung eines VPN Zugangs zum Kanzleinetzwerk über Internet weltweit an jedem Ort zur Verfügung!

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann einfach nachfolgendes Formual ausfüllen. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung, analysieren Ihre bisherigen Arbeitsabläufe in der Kanzlei und beraten unverbindlich über Integration des E-Briefes, die technischen Voraussetzungen. Erstellung eines professionellen Briefkopfes (inkl. Test's mit verschiedenen Mailprogrammen, Empfang auf mobilen Endgeräten - Apple iPad, Apple iPhone, HTC One S Android Smartphone) Installation, Einrichtung und Schulung bieten wir bundesweit als Dienstleistung an.


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