elektronische Meldung von Lohn- und Umsatzsteuer sowie Sozialversicherungen
Finanzverwaltung und Krankenkassen setzen vermehrt auf elektronische Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen. Während die elektronische Kommunikation mit Privatpersonen auf freiwilliger Basis erfolgt, ist dies für Unternehmen oft gesetzlich vorgeschrieben. Die folgende Seite gibt einen Überblick über Verfahren und Erfordernisse.
Umsatzsteuer - Lohnsteuer
Die Umsatzsteuer betrifft alle selbständigen Unternehmer ebenso wie die Selbständigen in den freien Berufen. Ausgenommen von der Besteuerung sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG, 
... mehr , d.h. wenn der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500,- EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird. Nach § 118a UStG hat ein Unternehmer bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Kalendervierteljahres eine Meldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenlieferung nach Maßgabe der Steuerdatenübermittlungsverordnung zu übermitteln. Vereinfacht gesagt: am 10. Tag nach Ende eines jeden Quartals muss die Umsatzsteuer per Computer über Internet an das Finanzamt gemeldet werden.
Die Lohnsteuer hat der Arbeitgeber bei jeder Lohnabrechnung zu berechnen, vom Bruttolohn einzubehalten und an das zuständige Finanzamt abzuführen. Die vom Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuer ist, neben Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag, von diesem bis spätestens zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums beim Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen. Die Lohnsteueranmeldung ist auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben. Seit Januar 2005 sind Lohnsteueranmeldungen ausschließlich auf elektronischem Weg (ELSTER) an die Finanzämter zu übermitteln.
Steuermeldungen können nicht einfach per Email an das Finanzamt gesendet werden. Zulässig sind nur Verfahren nach der Steuerdatenübermittlungsverordnung. Die elektronische Steuerklärung, besser bekannt unter der Abkürzung ELSTER , ist ein Projekt der Steuerverwaltungen zur technischen Umsetzung der Steuermeldungen. Elster ist kostenfrei und bei vielen Herstellern von Computersoftware für Buchhaltung, wie z.B. auch bei RA-MICRO, bereits enthalten. Alternativ kann die Software Elster-Formular eingesetzt werden. Elster Formular unterstützt:
- die Umsatzsteuererklärung,
- die Gewerbesteuererklärung,
- die Umsatzsteuer-Voranmeldung,
- die Lohnsteuer-Anmeldung,
- sowie die Lohnsteuerbescheinigung (nur nach Registrierung im ElsterOnline-Portal).
Neben der Software und einem Internetzugang ist für einige Meldungen eine vorherige Registrierung notwendig. Diese Registrierung dient einer Sicherheitsauthentifizierung mitttels elektronischem Zertifikat (elektronische Unterschrift). Damit soll sicher gestellt werden, dass die Steuermeldungen auch vom richtigen Anmeldenden übermittelt werden. Die Notwendigkeit der Registrierung betrifft Stand 8/2009 nur die Lohnsteuerbescheinigungen, siehe auch ... www.elsteronline.de.
Zur Sicherheitsauthentifizierung werden von Elster derzeit drei Möglichkeiten angeboten:
- Softwarezertifikat
- Sicherheitsstick (USB)
- Signaturkarte
Für Anwälte, die die Signaturkarte bereits für das elektronische Mahnverfahren einsetzen empfehlen wir, die Signaturkarte auch für die Meldung der Lohnsteuerbescheinigung zu nutzen. Anwälten die keine Signaturkarte besitzen, empfehlen wir die Nutzung des kostenfreien ELSTERBasis Softwarezertifikates, ... mehr Infos.
Die Registrierung zur Nutzung des Softwarezertifikates erfolgt unter ... https://www.elsteronline.de in drei Etappen.
- Vorab: Prüfung der Systemvoraussetzungen - Browser, Betriebssystem, Java, JavaScript
- Schritt 1: Registrierung über die Internetseite
- Schritt 2: Aktivierung und Installation des Zertifikates sowie erstmaliges Login
Nach vorab Prüfung der technisches Voraussetzungen Ihres Computer müssen Sie ich in Schritt 1 registrieren. In den meisten Fällen (Anwälte als Einzelunternehmen) wählen Sie "Persönliches Zertifikat". Anwalts-GmbH's wählen "Nicht-persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat)".
Nach erfolgreicher Registrierung wird ein Softwarezertifikat erzeugt, dass Sie auf Ihrem Computer speichern. Wir empfehlen, dieses Zertifikat in einem Ordner "zertifikate" zu speichern, den Sie im RA-MICRO Stammverzeichnis "RA" auf dem Server anlegen. Somit ist sichergestellt, dass das Zertifikat bei Ihrer Datensicherung ebenfalls gesichert wird.
Ihre Aktivierungs-ID und den Aktivierungs-Code erhalten Sie wenige Tage später per Post. Nach Erhalt dieser Codes können Sie mit Schritt 2 forfahren.
Schritt 2: Aktivierung
Die Aktivierung erfolgt ebenfalls über die Internetseite ... https://www.elsteronline.de . Nach Klick auf Schritt 2 kann folgende Meldung erscheinen die Sie bitte bestätigen:
Sie können dann Ihre Aktivierungs-ID und den Aktivierungs-Code eingeben und folgen den Anweisungen der Internetseite.
Nachdem Sie die Aktivierung erfolgreich durchgeführt haben sind alle Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen erfüllt. Es empfiehlt sich, die Internetseite des Elster Projektes regelmäßig zu besuchen und sich so über Aktuelles und Änderungen zu informieren. Es ist davon auszugehen, das zukünftig weitere Meldungen, wie etwa die monatliche Lohnsteuermeldung, auch nach Sicherheitsauthentifizierung mitttels elektronischem Zertifikat übertragen werden dürfen.
Sozialversicherungen
Auch die Angaben zu den Sozialversicherungen müssen auf elektronischem Wege gemeldet werden. Dies betrifft Daten zu:
- Krankenkassen
- Rentenkassen
- Unfallkassen (Umlage)
Hiervon sind sowohl die monatlichen Beitragsnachweise als auch die "einmaligen" Meldungen zur Sozialversicherung, wie etwa Beginn oder Ende einer Beschäftigung, sowie die Meldungen für geringfügig Beschäftigte betroffen. Zur Übertragung dieser Daten kann die kostenfreie Software SV.NET genutzt werden, die unter ... http://www.itsg.de/svnet_home.itsg zum Download zur Verfügung steht. Eine Registrierung ist nicht erforderlich.
