RA-MICRO & ELO - Dokumentenmanagement mit dem "elektronischen Leitz Ordner"
Aus der Unternehmensgruppe Louis Leitz hervorgegangen, entwickelt und vertreibt die ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart seit 1998 als eigenständiges Unternehmen Systeme für die Bereiche elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow-Organisation. Auch diese stehen - wie die Traditionsprodukte der ehemaligen Muttergesellschaft - für Werte wie hohe Zuverlässigkeit, Qualität, Leistungsfähigkeit, Solidität und Effizienz.
Für Rechtsanwaltskanzleien bietet sich ELO insbesondere als Ergänzung zur RA-MICRO E Akte an. So ermöglicht ELO in Verbindung mit rechtskonformer Verfahrensdokumentation revisionsicheres Dokumentenmanagement. Die Einrichtung eines komplexen elektronischen Dokumentenmanagements auf Basis von ELO, dass neben Hard- und Software eine umfassenden Verfahrensdokumentation der Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei bedarf ist eine Herausforderung, der wir uns als ELOoffice Channel-Partner zusammen mit Ihnen gerne stellen.
Funktionsweise der Schnittstelle ELO Link mit RA-MICRO
Leistungsumfang der Schnittstelle:
Dokumente / Vorgänge, die in RA-MICRO mittels RA-MICRO Wordschnittstelle oder KTV erfolgen, werden durch die Schnittstelle automatisch nach folgenden Maßgaben in ELO DMS repliziert:
- neue Dokumente (Vergabe einer D-Nummer) werden als neue Dokumente im ELO DMS abgelegt
- bereits vorhandene Dokumente die erneut bearbeitet und unter dem selben Dateinamen wieder gespeichert werden, werden im ELO DMS als Version des Originaldokumentes gespeichert. Im RA-MICRO ist somit immer die letzte Version verfügbar, Vorgängerversionen sind im ELO DMS verfügbar
- Änderung von Metadaten / Dokumentenbeschreibung im RA-MICRO werden von ELO übernommen, Änderungen der Metadaten sind nachvollziehbar versioniert.
In RA-MICRO gelöschte Dokumente werden in ELO als gelöscht markiert, können wieder angezeigt und wieder hergestellt werden.
Folgende Datenfelder / Merkmale werden übernommen:
- Dateiname
- Empfänger
- Bemerkung
- Schlagwort
- Rubrik
- Unterordner
Optional: Funktionalität Dokumentenimport via ELO DMS: Dateien/Dokumente können über ELOS Postbox nach ELO eingelesen werden. In der ELO Postbox kann eine Verschlagwortung (Aktenzuordnung) der Dokumente erfolgen. Anschließend können die Dokumenten in einen ELO Archivworkflow übergeben werden. Alternativ können die Dokumente an ELO RA-MICRO Archiv übergeben werden. Aus dem ELO RA-MICRO Archiv werden die Dokumente in RA-MICRO DMS gespeichert.
Leistungsumfang von ELO (auszugsweise)
- Komfortable Dokumentenverwaltung
- Automatische Texterkennung / OCR und Indizierung aller Dokumente
- Leistungsfähige Volltextsuche
- Dokumentenimportmöglichkeiten über Schnittstellen und Filesystem
- Revisionssichere Ablage
unsere Produkte: RA-MICRO Kanzleisoftware & ELO Dokumentenmanagement
Was wird benötigt, um ELO mit RA-MICRO nutzen zu können?
ELO Professional: ELO – der elektronische Leitz Ordner – ist ein professionelles Dokumentenmanagement System. ELO wird auf ihrem Server installiert und arbeit dort transparant im Hintergrund. ELO ist Grundvoraussetzung für alle weiteren Produkte. ELO verwaltet alle Dokumente in einer Datenbank. Als Nutzer haben sie im Dateisystem keinen Zugriff auf die ELO Dokumente. Diese liegen in einem geschützten Bereich und können daher nicht gelöscht oder falls archiviert nicht mehr verändert werden.
RA-MICRO:RA-MICRO ist die führende Kanzleisoftware und in großen Kanzleien ebenso zu Hause wie bei Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten. Mit RA-MICRO verwalten sie ihre Akten und Adressen, erstellen ihre Dokumente, Kostenrechnungen, betreiben die Zwangsvollstreckunng und vieles mehr. Damit ist RA-MICRO der Alleskönner unter den Anwaltsprogrammen und ihr primäres Werkzeug.
ELO Link: ELO Link ist die Schnittstelle zwischen ELO und RA-MICRO. Die Schnittstelle überwacht alles, was in RA-MICRO bzgl. der Dokumente passiert, egal ob sie ein neues Dokument anlegen, ein Dokument ändern, oder die Beschreibung eines Dokumentes bzw. dessen Eigenschaften ändern. Sobald in RA-MICRO etwas mit einem Dokument geschieht, wird dies von ELO Link registriert und in ELO dokumentiert. Auch wenn sie in RA-MICRO ein Dokument absichtlich oder versehentlich löschen oder ändern. In ELO wird dieses Dokument in seiner ursprünglicher und geänderten Form immer erhalten bleiben. ELO arbeitet mit RA-MICRO transparent im Hintergrund. Ihre Arbeitsweise und der Workflow im RA-MICRO bleiben unverändert.
ELO Mobile Access: ELO Mobile Access ermöglich es ihnen, mit Mobilgeräten, Smartphones, Tabletts etc. von jedem Ort der Welt (Internetzugang vorausgesetzt) auf die Dokumente ihrer Kanzlei zugreifen zu können. Die mobile elektronische Akte ist damit schon heute möglich. ELO unterstützt dabei sowohl Android (Samsung, Lenovo, Sony) als auch Apple iOS (iPAd).
Fazit:
ELO, RA-MICRO + ELO Link ist somit die perfekte Kombination. ELO ergänzt die Kanzleisoftware RA-MICRO um ein professionelles Dokumentenmanagementsystem, das die Voraussetzungen einer revisionssicheren Archivierung erfüllt. Sie schützen das Wertvollste ihrer Kanzlei, ihre Dokumente, vor Verlust oder Veränderung.
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